Não basta apenas dizer que leu, tem que comentar… Por isso hoje vou falar do livro “Administração do Tempo” de Renato Bernhoeft.

Confesso que ao comprar o livro de uma colega de trabalho imaginei que seria um livro que me ajudaria a lidar com meu em tempo em geral, mas ele é bem voltado a gerentes de empresas. Ele é bem organizacional, mas o slogan na capa enganou “Um recurso para melhorar a qualidade de vida pessoal e profissional”. Mas consegui aproveitar muitos pontos na leitura. E pretendo mais tarde em outra fase da vida relê-lo, quem sabe quando eu for “chefe” de alguém.

O objetivo claro de quem lê o livro é: aumentar seu rendimento (satisfação pessoal) diminuindo o próprio esforço, mediante um melhor aproveitamento do tempo.

Necessidade de avaliação

O livro proporciona várias formas de você avaliar sua vida, a fim de identificar o que te atrasa e aonde você realmente quer chegar. Refletir sobre três ares da sua vida profissional e três áreas da vida pessoal para as quais não tem dedicado a atenção que desejaria alegando falta de tempo.

Ele também te leva a refletir se estamos dando mais importância ao presente, passado ou futuro. Leva-te a fazer um planejamento seu sonho, o que te impede de chegar nele, e o que se deve fazer para mudar a situação.

Em uma postagem anterior mostrei os cálculos para saber quantas horas dedico para cada área e assim fazer uma rotina. Aprendi essa tática neste livro também.

E por fim tem algumas dicas (bem voltadas a gerentes), mas eu apliquei algumas e vou citar agora:

Emails: Responda e-mails ou faça aquilo que foi solicitado no email na mesma hora, de forma rápida, não fique adiando a tarefa.

Estabeleça níveis de prioridade: Procure estabelecer, sempre que inicie o dia ou alguma atividade, quais são as prioridades. Evite cumprir atividades pressionadas por emails pedindo urgência, pedidos alheios ou por sua própria indisciplina.

Cestas de papéis: Aperfeiçoe-se na técnica de “arremesso rápido” à cesta! Evite acumular papéis desnecessários.

Planejamento e Organização do Tempo: Um olhar para a frente pode valer dois para trás! Assuma a responsabilidade de que a administração do tempo é problema seu. Não culpe os outros.

Aprenda a dizer não: Um elemento essencial para que você possa administrar melhor seu tempo é aprender a evitar aquilo que não pode fazer. Isto não é fácil na prática, mas é uma forma eficaz de reduzir tensões ou desperdício de tempo. Concentre-se em dizer “sim” imediatamente àquilo que você sente segurança ou contribui para melhorar seus próprios resultados. Existem várias formas de dizer “não” sem ferir as pessoas.

Agenda: (Diária, semanal, mensal, anual) É importante e ajuda tanto a você como seus subordinados. Nem sempre é fácil no início, mas com um pouco de persistência, você chega lá. Um cuidado apenas: não perca sua flexibilidade. Agenda é meio, não fim.

Tempo discriminatório: Ao planejar o tempo considere também um período fora da rotina. Este é o tempo discriminatório, sobre o qual você pode atuar livremente das imposições. Afinal, ninguém é de ferro.

Mesa de trabalho: Examine a sua mesa de trabalho e verifique quais são seus inconvenientes.

Cuidado com o perfeccionismo: Existe diferença entre buscar qualidade e querer perfeição. O primeiro é atingível, gratificante e saudável. O segundo é inatingível, frustrante e neurótico. Pode ser também uma terrível falta de tempo.

Limpe a Mesa: Mantenha um arquivo daquilo que merece atenção durante o mês. Coloque a data em que você voltará ao assunto. Mantenha a mesa limpa para diminuir ou ordenar as pressões da papelaria.

Segue algumas tabelas para controlar o desperdício de tempo e um plano diário/semanal.

Análise dos desperdiçadores de tempo

Nome:

Data:

Desperdiçador

Causas

Ações

Datas

Plano de trabalho diário/semanal

Assuntos

Prioridades

Ver ou chamar

Quem

Que

Atenção contínua (pendências)

Aguardando andamento

Que

Quem

Data:

Dia/Semana:

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